Routinemäßige Verwaltungsaufgaben

Gelegentlich fallen nach Abschluss der ursprünglichen Einrichtung routinemäßige Verwaltungsaufgaben an, um Issue Manager aktuell zu halten. Die folgenden sind die am häufigsten auftretenden Aufgaben:

Hinzufügen eines neuen Benutzers

Für neue Benutzer müssen Sie folgende Aufgaben ausführen:

Erstellen eines Postfachs (bei Bedarf), bevor das Konto eingerichtet wird.
Einrichten eines neuen Kontos und Zuordnen des Kontos zu einer vorhandenen Gruppe und (falls erforderlich) zu einem Postfach.
Hinzufügen der Postfächer des Benutzers zu den Weiterleitungsregeln, wenn der Benutzer durch automatische Zuordnung über Fehler benachrichtigt werden soll.

Entfernen eines Benutzers

Wenn ein Benutzer Ihre Organisation verlässt, sollten Sie folgende Aufgaben ausführen:

Deaktivieren Sie unverzüglich das Konto des Benutzers, sodass er sich nicht mehr anmelden kann. Sie können ein Konto nicht löschen, wenn ein Benutzer Fehler erstellt oder bearbeitet hat.
Ersetzen Sie in den Zuordnungsregeln alle Referenzen auf das Postfach des Benutzers durch ein anderes Postfach. Dadurch verhindern Sie, dass weiterhin Fehler in dieses Postfach gelangen.
Anmerkung: Sie sollten Änderungen an den Zuordnungsregeln nur dann vornehmen, wenn keine anderen Benutzer bei Issue Manager angemeldet sind.
Leeren Sie das Postfach des Benutzers, indem Sie die Fehler anderen Postfächern zuordnen.
Löschen Sie das Postfach des Benutzers.

Zuordnungen neu verteilen

Wenn Benutzer die Arbeitsstelle wechseln, müssen Gruppenzuordnungen aktualisiert werden. Nehmen wir beispielsweise an, die QS-Mitarbeiterin Sarah wechselt in die Entwicklungsabteilung. Auch die Zuordnungsregeln müssen geändert werden, damit den Benutzern die Fehler zugeordnet werden, die in ihrem neuen Verantwortungsbereich liegen. Sarah sollte nun Fehler erhalten, die die Aufmerksamkeit einer Entwicklerin erfordern, statt derer der QS-Abteilung.

Wenn Benutzer das Projekt wechseln, müssen die Zuordnungsregeln an die neuen Zuständigkeiten angepasst werden. Außerdem müssen Sie dafür sorgen, dass das Standardpostfach weiterhin gültig ist. Angenommen, Judy ist eine Autorin, die bisher Handbücher für Produkt A erstellt hat, sich nun aber mit Dokumenten für Produkt B beschäftigt. In diesem Fall sollte das Standardpostfach von Judy – Judy - Dok (Produkt A) – in Judy - Dok (Produkt B) geändert werden.

Hinzufügen neuer Produktinformationen

Manchmal müssen Sie folgende Aufgaben ausführen:

Hinzufügen neuer Produkte.
Fügen Sie neue Versionen, Plattformen und Komponenten für bestehende Produkte hinzu.
Passen Sie die Zuordnungsregeln an neue Produkte, Komponenten, Versionen und Plattformen an.