OpenText Filr 24.4 - 常見問答集

「首頁」頁面是所有使用者的預設抵達頁面 (訪客除外)。

首頁包含：

根據 Filr 管理員所啟用的存取而定，您將在首頁上看到不同的資訊。

例如，當您第一次登入 Filr 網站時，將會看到如下的「歡迎」畫面。

圖 1 首頁

這是登入使用者最近所存取的檔案清單，以及登入使用者和其他使用者所共享的檔案清單。依預設，會列出過去 7 天內使用者所存取的 10 個檔案。管理員可以設定天數。如需詳細資訊，請參閱 OpenText Filr ：管理 UI 參考中的最近的檔案清單。使用者可以變更清單中顯示的檔案數目。依預設，會啟用「網路資料夾」旗標。如果管理員對「最近的檔案」停用「網路資料夾」，則「網路資料夾」中任何使用者所上傳、重新命名、備註或編輯的檔案不會列在登入使用者的「最近的檔案」下。如需詳細資訊，請參閱 OpenText Filr ：管理 UI 參考中的最近的檔案清單。

此區域會列出您或其他使用者最近存取的所有檔案。不需要瀏覽個別資料夾，即可存取那些檔案。

此清單顯示：

您也可以直接對清單中的檔案執行一些基本操作：

圖 7 最近的檔案清單

圖 8 最近的檔案操作

在「最近的檔案」中，登入使用者可以看到最近存取的檔案。當共享檔案時，只有檔案擁有者和收件者可以看到「最近的清單」中的檔案。例如，使用者 A (擁有者) 和使用者 B 共享一個檔案。該檔案便會顯示在使用者 A 和使用者 B 的「最近的檔案」清單中。數天之後，如果同一檔案又由使用者 A 共享給使用者 C，則該共享的檔案會顯示在使用者 A 和 C 的「最近的檔案」清單中。

如果在「最近的檔案」停用「網路資料夾」，則不會在「最近的檔案」中列出其他使用者對共享檔案所進行的任何動作。

可以設定「最近的檔案」上顯示的檔案數目。若要進行設定，請導覽至「使用者設定檔」。

圖 9 使用者設定檔

在「個人化」區段，選取您希望在「最近的檔案」中查看的檔案數目。

本節包括原生 Filr 用戶端、其他用戶端的下載連結、安裝指示以及文件連結的相關資訊。只有在 Filr 管理員已啟用下載和安裝 Filr 用戶端的許可權時，本節才可用。

根據作業系統，有適當的用戶端執行檔可供下載。例如，從 Windows 機器存取 Web 用戶端時會顯示 Windows 執行檔。

若要下載其他用戶端，請按一下連結「其他用戶端下載...」

圖 10 用戶端下載

磁碟空間使用量會隨著時間增加。在系統層級或個別使用者或群組中，您可以限制可上傳至 Filr 共享儲存磁碟的資料量。「網路資料夾」中的檔案 (包括主目錄) 未計入配額。僅當 Filr 管理員已啟用配額時，「首頁」上才會顯示您的配額。當超過您的資料定額時，將傳送電子郵件通知給您，同時通知管理員。

配額會顯示 Filr 上的已使用空間。色彩指示器如下所示：

圖 11 首頁配額

「首頁」頁面上的「配額」會反映已使用的資料定額和可供您帳戶使用的資料定額。

圖 12 已使用的「配額」

耗用資料定額時的情境如下所示：

「首頁」頁面是預設抵達頁面並可自定。您可以將 Filr 工作區域 (公用除外) 或工作區域中的資料夾設定為抵達頁面。設定之後，當您登入 Filr 時，您將抵達該資料夾或設為預設抵達頁面的工作區域。執行下列步驟以設定「抵達頁面優先設定」：

您可以根據您對每個項目的存取權限，在檔案和資料夾執行搜尋操作。搜尋字串應該最少要包含 3 個字元，以便讓 Filr 開始搜尋內容。

若要使用搜尋選項，請執行下列動作：

搜尋操作的其他資訊：

您可以從「帳戶基本資料」之「使用者設定檔」的「語言」下拉式清單中選取您偏好的語言。選取偏好的語言時，UI 內容會變更為所選取的語言。

圖 19 變更語言

使用者可以修改「使用者設定檔」中的「語言」和「時區」。在整個 Filr Web 用戶端中，日期和時間會按照所選的區域顯示。

圖 20 使用者地區設定

例如，當使用者修改使用者設定檔中的「語言」和「時區」時，「更多詳細資料」中的時間和日期會按照所做的更新顯示。兩個區域的日期和時間格式如下所示：

「追蹤通知設定」存在於「通知」底下的「使用者設定檔」中。

當您將檔案或資料夾標記為「追蹤」時，則會在對該檔案或資料夾進行任何變更時收到電子郵件通知。

圖 23 追蹤通知

如果停用通知設定，則使用者沒有可追蹤檔案或資料夾的選項。在啟用設定時，您必須指定電子郵件地址來接收通知。

您可以在「使用者設定檔」>「個人資訊」中新增電子郵件。如果「個人資訊」中的詳細資料變成灰色，請聯絡管理員來新增電子郵件地址。

當追蹤檔案或資料夾時，您將會收到對所追蹤檔案或資料夾執行下列動作的通知：

通知設定有兩個選項：

若要停用通知，使用者可以前往「使用者設定檔」>「通知」，然後按一下「切換」按鈕。系統將會保留先前標記項目的追蹤狀態，但使用者無法在停用通知時追蹤新的項目。

圖 24 通知

根據您所擁有的權限，可以在「我的檔案」、「與我共享」和「網路資料夾」區域中建立資料夾。若要建立資料夾，請按一下「建立資料夾」按鈕。

圖 25 建立新資料夾

輸入資料夾名稱，然後按一下「建立」。

依預設，上傳檔案沒有檔案大小限制。管理員可以強制限制大小。管理員負責分配每位使用者的儲存空間。根據儲存空間大小限制，使用者可以上傳檔案。管理員可以設定使用者的檔案大小限制，檔案上傳以及群組的檔案上傳大小限制。

使用者可以上傳任何檔案類型到 Filr。管理員可以封鎖特定的檔案類型。若是管理員決定封鎖，則將不允許使用者上傳封鎖的檔案類型。

您可以將檔案上傳到「我的檔案」區域、「網路資料夾」中的資料夾，以及「與我共享」區域。只有當您有權限時，才可以將檔案上傳到共享資料夾。若要上傳檔案，請導覽至您要上傳檔案的目標資料夾。按一下 、進行瀏覽，並從您的電腦中選取檔案。使用者也可以將檔案拖放到資料夾。

如果您從 Filr 使用者接收到檔案要求，請在寄給您的檔案要求電子郵件中按一下連結，以上傳要求的檔案。

您可以將資料夾上傳到「我的檔案」區域、「網路資料夾」中的資料夾，或是「與我共享」區域。只有當您有參與者權限時，才可以將資料夾上傳到共享資料夾。

若要上傳資料夾，請導覽至您要上傳資料夾的目標區域。按一下工作區域右上角的 、進行瀏覽，並從您的電腦中選取資料夾。您也可以拖放要上傳的資料夾。

您可以從「我的檔案」區域、「網路資料夾」和「與我共享」區域下載檔案或資料夾。只有在您具有參與者權限時，才能從共享的資料夾下載檔案/資料夾。

若要從 Filr 下載檔案或資料夾，請按一下所選取檔案或資料夾的 「下載」按鈕。您也可以選取多個檔案或資料夾，然後按一下頁面右上方的「下載」按鈕。

圖 26 覆寫檔案

如果您按一下「顯示詳細資料」，則會顯示「此位置中已有名稱為 <file name> 的檔案」訊息。

「隱藏的共享」和「取消隱藏的共享」選項位於「與我共享」、「由我共享」區域以及「網路資料夾」的「由我共享」區域中。登入 Filr 之後，請前往「與我共享」或「由我共享」區域。您將會在「與我共享」區域的左上角找到「共享」下拉式功能表。

圖 27 隱藏 - 取消隱藏共享

可用的選項如下:

若要隱藏檔案，請從「取消隱藏的共享」中選取檔案，然後按一下「與我共享」 區域右上角的「隱藏所選共享」 按鈕。如果這麼做，則會在隱藏的檔案下方列出選取的檔案。同樣地，若要取消隱藏檔案，請從「隱藏的共享」下列出的檔案中選取檔案，然後選取「與我共享」 區域右上角的「取消隱藏所選共享」 按鈕。如果這麼做，則會在「取消隱藏的共享」下方列出選取的檔案。如果您想要對單一檔案或資料夾執行隱藏和取消隱藏，則請按一下檔案的「更多」選項，然後分別選取「隱藏共享」和「取消隱藏共享」選項。

圖 28 更多動作功能表

您可以要求內部使用者或外部使用者將檔案上傳到特定資料夾。此功能只適用於「我的檔案」和「網路資料夾」。

導覽至您希望其他使用者上傳檔案的資料夾。按一下右上角功能表列上的 「要求檔案」圖示。輸入使用者名稱或電子郵件 ID，接著為您要求的檔案新增備註，然後按一下「要求」。

圖 29 要求檔案

Filr 允許您預覽檔案。「預覽」選項只適用於支援的檔案類型。

若要預覽「首頁」>「最近的清單」中的檔案，請選取「更多動作」功能表中的「預覽檔案」選項。

圖 30 預覽檔案

若要從「我的檔案」、「與我共享」和「網路資料夾」預覽檔案，請選取該檔案，然後按一下「預覽 」圖示。

您可以在「我的檔案」和「網路資料夾」兩者之間或其內部移動檔案和資料夾。您無法將檔案從一個網路資料夾移動到另一個網路資料夾。若要移動項目，您需要擁有來源和目標資料夾兩者的權限。

若要移動某個檔案/資料夾 (您也可以移動多個項目)，請選取您要移動的項目，然後從「更多動作」功能表選擇「移動至」選項。

如果您想要移動多個項目，則請選取多個檔案/資料夾，然後從主要功能表右上角的「更多動作」功能表中選取「移動」選項。

圖 31 移動檔案

請導覽至目的地位置，然後按一下「移動至此」。您也可以按一下視窗左下角的資料夾圖示，輸入資料夾名稱，然後按一下「移動至此」以建立新資料夾。

圖 32 建立資料夾並移動

您可以在 Filr 的「我的檔案」區域和「網路資料夾」區域兩者之間或其內部建立檔案或資料夾的複本。若要複製項目，請導覽至所要複製檔案或資料夾的所在位置，然後從「更多動作」功能表中選取「複製」選項。若要複製多個檔案，請選取多個檔案/資料夾，然後按一下「功能表」列右上角的「複製」圖示。在選取「複製」選項後，便會出現一個視窗，其中列出您有權存取 Filr 工作區的清單。

圖 33 複製檔案

導覽到目的地位置，然後按一下「複製至此」。您也可以按一下視窗左下角的資料夾圖示，輸入資料夾名稱，然後按一下「複製至此」以建立新資料夾。

圖 34 建立資料夾並複製

只有當您有「編輯」權限時，才可以編輯您上傳的檔案或與您共享的檔案。「其他動作」功能表中的檔案可使用「編輯」選項。您可以編輯「我的檔案」、「網路資料夾」和「與我共享」中的檔案。

「內容編輯器」裝置是 Filr Advanced 的一部分，可提供共同編輯的能力。若設定「內容編輯器」，則使用者便可以在線上編輯檔案。可以直接在網頁瀏覽器上開啟檔案並加以編輯。

此選項讓您能夠使用桌面的應用程式編輯檔案。可支援來自 MS Office/Libre Office 的所有基本檔案類型。例如，如果您想要使用 MS Word 檢視或編輯 .doc 檔案，便可使用此選項在桌面應用程式開啟檔案，而無須在 Web 用戶端開啟。所有使用者皆可使用「使用應用程式編輯」。

任何可存取檔案，且至少有檔案讀取權限的使用者皆可檢視備註。若要檢視備註，

新增備註

若要新增備註，請在「備註」索引標籤中，在「新增您的備註」文字方塊輸入備註，然後按一下 。備註總數將會顯示在檔案的備註圖示旁。

編輯備註

若要編輯備註，請在「備註」索引標籤中，將游標停在備註上方，按一下「編輯」以進行需要的變更，然後按一下 。

圖 36 編輯備註

回覆備註

若要新增回覆，請在「備註」索引標籤中的「回覆」文字方塊輸入備註，然後按一下 。

刪除備註

若要刪除備註，請選取備註然後按一下「刪除」。

您可以建立並維護檔案的多個版本。當已將現有檔案再次上傳至 Filr 或對檔案執行線上編輯並儲存檔案時，則會將檔案儲存為最新版本的檔案。

檔案已上傳或儲存為最新版本的檔案。

如果已為您的區域啟用「檔案版本設定」功能，「更多動作」功能表將提供「版本歷程」選項。選擇此選項時，「更多詳細資料」視窗中會顯示「版本歷程」索引標籤。此索引標籤底下會列出所有現有的多個版本。

圖 37 版本歷程

您最多可以維護每個檔案 10 個版本。當大於 10 個版本時，將自動刪除舊的檔案。

在 Filr 應用程式中，根據檔案大小建立檔案版本時，將耗用額外的磁碟空間。

啟用此功能後，建議將 vastorage/vashare 的大小擴大為目前已使用磁碟空間量的至少兩倍 (最大為 10 倍)。如需詳細資訊，請參閱擴大儲存空間。使用資料定額，管理磁碟空間的使用量。如需詳細資訊，請參閱管理和限制 Filr 型儲存。

檔案版本設定視窗中的其他選項如下所示：

Filr 讓您能夠共享檔案，進行協同作業更輕鬆。

使用永久連結可以輕鬆存取巢狀層級儲存的檔案或資料夾。永久連結是永久且經過驗證的檔案或資料夾連結。Filr 應用程式中的每個檔案或資料夾都會有永久連結。永久連結與已驗證的使用者共享時，使用者至少應該有權存取檔案或資料夾。使用者可以直接檢視可預覽檔案。如果檔案不可預覽，則登入 Filr 應用程式之後，會將使用者帶到檔案的位置。在該位置的檔案清單中已選取檔案的核取方塊。

以滑鼠右鍵按一下檔案或資料夾，然後從功能表中選取「永久連結」。顯示檔案或資料夾的連結。

圖 38 檢視永久連結

您可以按一下「複製連結」選項，並共享連結。

使用永久連結存取檔案和資料夾

您可以和內部使用者或外部使用者共享檔案。You can share a file only if you have share permissions at the folder level. 若要共享檔案或資料夾：

按一下檔案的 「更多詳細資料」按鈕。

圖 41 由他人共享

如果將檔案與其他人共享，則共享的名稱會列在「更多詳細資料」視窗的「由其他人共享」索引標籤下方。

將檔案共享時，可以將共享設定為會過期。若要進行此設定：

在「邀請成員」索引標籤中，按一下「過期」下拉式功能表。

圖 42 邀請成員

功能表中提供下列選項：

之後：選取此選項時，您可以設定共享會從當前日期起算幾天後過期。

可以，當檔案擁有者向被共享人/收件人提供了重新共享權限時，您便可以重新共享與您共享的檔案。請參閱共享權限圖。以下是「允許重新共享」下的選項：

在共享檔案時，「我的檔案」區域中的「成員」欄會更新共享檔案的成員或群組數目。您所共享的所有檔案也會分別列在其對應區域中的「由我共享」下。如果有和您共享的檔案，則會列在「與我共享」區域中。您也可以按一下 按鈕檢視更多詳細資料。

圖 43 檢視更多詳細資料

使用者和群組的詳細資料會和共享到期狀態一同顯示。

「共享存取權限報告」向您提供檔案的詳細資料，例如是誰在什麼時候存取檔案，以及是否將備註新增到檔案。「共享存取權限報告」僅在 Filr Advanced 中可用。當收件人存取共享的檔案，您便會收到來自 Filr 的通知電子郵件。您也可以透過按一下電子郵件中提供的連結檢視存取權限報告，這會將您路由到收件人的詳細資料。如果接收方已存取共享檔案，則「存取權限報告」選項會顯示在檔案的「詳細資料」窗格中。

圖 44 共享存取權限通知

報告包含收件人的存取資訊，例如誰存取了檔案、存取檔案機器的 IP 位址、檔案存取的日期和時間。您可以按一下「下載報告」來下載報告的 PDF 版本。

「共享連結」是用來提供對檔案的唯讀存取權的 URL。從 24.2 開始，使用者可以在建立共享連結時，或建立共享連結後設定密碼。如果共享連結接受密碼保護，則收件者必須輸入共享檔案的使用者所提供的密碼。

若要產生「共享連結」或「受密碼保護的共享連結」，請在要共享的檔案上按一下滑鼠右鍵，然後從檔案的「上下文」功能表中選取「共享連結」選項。

圖 45 共享連結

您可以使用以下權限產生共享連結：

您可以選擇以下選項之一來設定連結的過期時間：

圖 46 受密碼保護的共享連結

圖 47 密碼規則

按一下「產生」以產生唯一的共享連結。

您現在可以和任何人直接共享連結，而無須透過電子郵件、文字訊息、社交媒體或其他協同作業討論區。任何使用者只須按一下連結，便可直接存取檔案。依連結類型而定，使用者將可以檢視或下載檔案。

圖 48 已產生連結

可以修改任何受密碼保護的共享連結。您可以變更已為連結設定的密碼。

若要修改「共享連結」或修改現有「受密碼保護的共享連結」的密碼，請以右鍵按一下已為其產生共享連結的檔案，然後從該檔案的「更多動作」功能表中選擇「修改連結」選項。將顯示「共享連結」對話方塊。

圖 49 修改連結

按一下「密碼」欄位旁的 編輯按鈕。這將清除密碼欄位，讓您輸入新密碼。編輯密碼時，您可以透過按一下 顯示/隱藏密碼按鈕來切換輸入密碼的可見性。輸入符合 Filr 密碼規則的新密碼，按一下 右勾按鈕，然後按一下 「儲存」。如果您不想編輯密碼，可以按一下 十字按鈕。

圖 50 修改密碼

若要取消共享檔案，您可以從「更多動作」功能表選取「停止共享」選項。

如果檔案已和多名使用者共享，而您只要對特定的一名使用者取消共享，請使用檔案「更多動作」功能表中的「管理共享」選項。在「管理共享」對話方塊的「管理共享」索引標籤下，選取使用者名稱，然後按一下 。

您可以前往「由我共享」區域，選取多個檔案，然後在頁面右上角的「更多動作」功能表按下「停止共享」選項。

共享多個檔案或資料夾時，如果一個檔案具有「檢視」權限，而一個資料夾具有「參與者」權限，則會考慮使用「檢視」權限。您可以使用檔案「更多動作」功能表中的「管理共享」選項編輯共享權限。在「管理共享」對話方塊的「管理共享」索引標籤下，選取使用者/群組名稱，然後按一下 。

圖 51 編輯共享

您可在此變更共享權限和共享到期時間。按一下「重設」選項便可重設對原本權限設定所做的變更。

您現在可以編輯自定範本或在 Filr 內建立新檔案。「建立新檔案」選項僅適用於「進階 Filr 版本」，而管理員必須啟用內容編輯器。在「我的檔案」和「網路資料夾」區域中，您可以在根層級和資料夾層級找到此選項，而在「與我共享」和「由我共享」區域中，您只會在資料夾層級找到此選項。

若要建立新檔案，請執行下列步驟：

The Data Leak Prevention feature allows you to control important organizational files. It helps you adhere to data protection policies while still providing remote access to external partners and users working remotely.

資料外洩防護是透過以原則為基礎的防護機制來處理。將原則套用至檔案時，檔案將遵守原則中設定的組態。A set of file operation restrictions are defined in the policy. 將原則套用至檔案時，檔案作業限制會加以遵守。

For example, a policy with “Share Externally” as a file operation restriction is applied to a file. 與其他外部使用者共享此檔案將受到限制 (與外部使用者共享、公開共享和使用檔案連結共享)。

To manage the DLP policies in a netfolder, you must be a moderator for that netfolder. If DLP is enabled for a netfolder, you can add or remove a DLP policy to any file in that netfolder.

When you log in as a moderator and access the DLP enabled netfolder,

When you log in as a normal user,

When a DLP policy is enabled for a netfolder, and a policy is not applied at the netfolder level, then as a moderator you can apply a policy to files in the netfolder. Perform the following steps to apply the policy to a file:

原則已套用至檔案。For the files in the DLP enabled netfolder, a morderator can apply, change or remove the policy.

If you are a moderator to a netfolder, you can apply DLP policy to files in that netfolder.

When DLP is enabled for a netfolder, and a policy is applied to a file present within the netfolder, then a moderator can remove the policy. 若要刪除原則，請執行下列動作：

The policy is removed from the file.

When a policy is applied to a file, Based on the file operation restrictions and the enforcement type of the applied policy, a user is either allowed to or restricted from performing the file operations configured in the policy.

For example: Consider a policy having “Share Externally” as a restricted file operation and “Warn” as the Enforcement type. When this policy is applied to a file, and you try to share the file, a warning message is displayed, and the user has to acknowledge the warning and choose to proceed with the operation. The user can then share the file with an external user (Share with external users, Share public, and Share with file links).

與組織外的使用者共享檔案時，使用者必須登入 Filr 應用程式才能存取檔案。When the file is shared, an email is sent to the users outside the organization (external user) with the link to a self-registration form. 使用者必須在表單中登錄詳細資料並完成自助登錄程序，才能登入 Filr 應用程式。

圖 58 自助登錄

Only non-LDAP Internal and Self-registered External users can change their passwords as described in this section. 如果您無法如所述方式變更 Filr 密碼，請聯絡 Filr 管理員。

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