OpenText Filr 24.4 - Domande frequenti

La pagina Home rappresenta la pagina di destinazione di default per tutti gli utenti, ad eccezione degli utenti guest.

La pagina Home è costituita da:

In base alle funzionalità abilitate dall'amministratore di Filr, nella pagina Home verranno visualizzate informazioni diverse.

Ad esempio, quando si esegue il login per la prima volta al sito Filr, verrà visualizzata una schermata di Benvenuto come illustrato di seguito.

Figura 1 Pagina Home

Questo è l'elenco dei file aperti recentemente dall'utente che ha eseguito il login e dei file condivisi (dall'utente che ha eseguito il login e da altri utenti). Di default, vengono elencati gli ultimi 10 file a cui l'utente ha eseguito l'accesso negli ultimi 7 giorni. L'amministratore può configurare il numero di giorni. Per ulteriori informazioni, vedere l'argomento Recent Files List (Elenco File recenti) in OpenText Filr Filr : Administrative UI Reference (OpenText Filr Filr 23.4: Guida di riferimento dell'interfaccia utente amministrativa). L'utente può modificare il numero di file da visualizzare nell'elenco. Per default, il flag Cartelle di rete è abilitato. Se l'amministratore disabilita Cartelle di rete per i File recenti, i file di cui è stato eseguito l'upload, rinominati, commentati o modificati nella cartella di rete da qualsiasi utente non vengono elencati tra i File recenti dell'utente che ha eseguito il login. Per ulteriori informazioni, vedere l'argomento Recent Files List (Elenco File recenti) in OpenText Filr Filr : Administrative UI Reference (OpenText Filr Filr 23.4: Guida di riferimento dell'interfaccia utente amministrativa).

In quest'area vengono elencati tutti i file a cui l'utente corrente o altri utenti hanno acceduto recentemente. Non è necessario sfogliare le singole cartelle per accedere a tali file.

L'elenco visualizza:

È inoltre possibile eseguire alcune operazioni di base sul file direttamente dall'elenco:

Figura 7 Elenco File recenti

Figura 8 Operazioni di File recenti

Nei File recenti, l'utente che ha eseguito il login può visualizzare i file recenti a cui è stato effettuato l'accesso. Quando il file viene condiviso, solo il proprietario del file e il destinatario possono visualizzare i file presenti nell'elenco File recenti. Ad esempio, l'utente A (proprietario) condivide un file con l'utente B. Il file viene visualizzato nell'elenco File recenti dell'utente A e B. Dopo alcuni giorni, se lo stesso file viene condiviso dall'utente A con l'utente C, il file condiviso viene visualizzato nell'elenco File recenti dell'utente A e C.

Se Cartelle di rete è disabilitato per File recenti, qualsiasi attività effettuata sui file condivisi da altri utenti non viene elencata nei File recenti.

È possibile configurare il numero di file da visualizzare nell'elenco File recenti. Per configurare le impostazioni, accedere al proprio Profilo utente.

Figura 9 Profilo utente

Nella sezione Personalization (Personalizzazione), selezionare il numero di file che si desidera visualizzare nei File recenti.

In questa sezione sono riportate le informazioni sul client Filr nativo, i collegamenti per il download di altri client, le istruzioni di installazione e i collegamenti alla documentazione. Questa sezione è disponibile solo se l'amministratore di Filr ha abilitato l'autorizzazione per il download e l'installazione del client Filr.

In base al sistema operativo, viene reso disponibile per il download il file eseguibile del client appropriato. Ad esempio, l'accesso al client Web da un computer Windows visualizza i file eseguibili di Windows.

Per effettuare il download di altri client, fare clic sul collegamento Other Client Downloads …(Altri download del client...)

Figura 10 Download client

Con il tempo, l'utilizzo dello spazio su disco aumenta. È possibile limitare la quantità di dati di cui è possibile effettuare l'upload sul disco di memorizzazione condiviso di Filr a livello di sistema o a livello di singoli utenti e gruppi. I file contenuti in Cartelle di rete (inclusa la directory Home) non vengono conteggiati nella quota. La quota viene visualizzata nella pagina Home solo se essa è abilitata dall'amministratore di Filr. Quando la quota dati viene superata, l'utente e l'amministratore ricevono una notifica e-mail.

La Quota mostra lo spazio in uso su Filr. Di seguito vengono descritti i colori degli indicatori:

Figura 11 Quota Home

La Quota nella pagina Home riflette la quota dati utilizzata e disponibile per l'account.

Figura 12 Quota utilizzata

Di seguito sono riportati gli scenari in cui viene utilizzata la quota dati:

La pagina Home rappresenta la pagina di destinazione di default ed è personalizzabile. È possibile impostare come pagina di destinazione le aree di lavoro di Filr (eccetto quella pubblica) o le cartelle nelle aree di lavoro. Al termine della configurazione, quando si esegue il login a Filr, l'utente visualizzerà la cartella o l'area di lavoro impostata come pagina di destinazione di default. Per impostare le Preferenze pagina di destinazione, eseguire le operazioni riportate di seguito:

È possibile eseguire operazioni di ricerca su file e cartelle in base ai diritti di accesso disponibili per ciascun elemento. La stringa di ricerca deve contenere almeno 3 caratteri per consentire a Filr di avviare la ricerca del contenuto.

Per utilizzare l'opzione di ricerca:

Informazioni aggiuntive sulle operazioni di ricerca:

È possibile selezionare la lingua desiderata dall'elenco a discesa Lingua disponibile nel Profilo utente in Account di base. Quando si seleziona la lingua preferita, il contenuto dell'interfaccia utente viene modificato nella lingua selezionata.

Figura 19 Modifica della lingua

Gli utenti possono modificare la Lingua e il Fuso orario nel Profilo utente. In tutte le aree del client Web di Filr, la data e l'ora vengono visualizzate in base all'area geografica selezionata.

Figura 20 Impostazioni internazionali dell'utente

Ad esempio, quando un utente modifica la Lingua e il Fuso orario nel profilo utente, la data e l'ora nell'area Altri dettagli verranno visualizzate in base agli aggiornamenti effettuati. Il formato della data e dell'ora per due aree geografiche viene visualizzato nel modo seguente:

Le Follow Notification Settings (Impostazioni di notifica di controllo) sono presenti in Profilo utente sotto Notifiche.

Quando un file o una cartella vengono contrassegnati con l'opzione Controlla, l'utente riceve una notifica e-mail nel caso in cui vengano apportate modifiche a tale file o cartella.

Figura 23 Notifiche di controllo

Se l'impostazione di notifica è disabilitata, l'utente non dispone dell'opzione per controllare un file o una cartella. Quando si abilita l'impostazione, è necessario specificare il proprio indirizzo e-mail a cui ricevere le notifiche.

È possibile aggiungere la propria e-mail in Profilo utente > Informazioni personali. Se i dettagli in Informazioni personali sono disattivati, contattare l'amministratore per aggiungere l'indirizzo e-mail.

Quando si imposta il controllo di un file o una cartella, l'utente riceve una notifica delle azioni seguenti eseguite su un file o una cartella soggetti a controllo:

L'impostazione delle notifiche è costituita da due opzioni:

Per disabilitare le notifiche, è possibile accedere a Profilo utente > Notifiche e fare clic sull'interruttore. Lo stato Controlla viene conservato per gli elementi contrassegnati in precedenza. Tuttavia, se le notifiche sono disabilitate, l'utente non sarà in grado di controllare i nuovi elementi.

Figura 24 Notifiche

È possibile creare cartelle nelle aree File personali, Condivisi con me e Cartelle di rete in base alle autorizzazioni disponibili. Per creare una cartella, fare clic sul pulsante Crea cartella.

Figura 25 Creazione di una nuova cartella

Immettere il nome della cartella e fare clic su Crea.

Per default, non esistono limitazioni alla dimensione dei file per l'upload. L'amministratore può applicare il limite di dimensione. L'amministratore assegna lo spazio di memorizzazione a ciascun utente. In base al limite di spazio di memorizzazione, l'utente può effettuare l'upload di file. L'amministratore può configurare il limite di dimensione dei file per un utente, l'upload di file e la dimensione dei file soggetti a upload per un gruppo.

Gli utenti possono effettuare l'upload di qualsiasi tipo di file in Filr. L'amministratore può bloccare determinati tipi di file. Di conseguenza, all'utente non verrà consentito l'upload di questi tipi di file.

È possibile effettuare l'upload di file nell'area File personali, nelle cartelle dell'area Cartelle di rete e nell'area Condivisi con me. È possibile effettuare l'upload dei file nelle cartelle condivise solo se si dispone dell'autorizzazione. Per effettuare l'upload di un file, accedere alla cartella in cui si desidera effettuare l'upload del file. Fare clic su , individuare e selezionare il file dal computer. Gli utenti possono anche trascinare i file nelle cartelle.

Se si riceve una richiesta di file da un utente Filr, fare clic sul collegamento nell'e-mail di richiesta di file ricevuta ed effettuare l'upload del file richiesto.

È possibile effettuare l'upload di cartelle nell'area File personali, nelle cartelle dell'area Cartelle di rete e nell'area Condivisi con me. È possibile effettuare l'upload delle cartelle nelle cartelle condivise solo se si dispone dell'autorizzazione di collaboratore.

Per effettuare l'upload di una cartella, accedere all'area in cui si desidera effettuare l'upload della cartella. Fare clic su nell'angolo in alto a destra dell'area di lavoro, individuare e selezionare la cartella dal computer in uso. È inoltre possibile trascinare le cartelle di cui effettuare l'upload.

È possibile effettuare il download dei file o delle cartelle dall'area File personali, Cartelle di rete e Condivisi con me. È possibile effettuare il download di file e cartelle dalle cartelle condivise solo se si dispone dell'autorizzazione di collaboratore.

Per effettuare il download di un file o di una cartella da Filr, fare clic sul pulsante Download del file o della cartella selezionata. È inoltre possibile selezionare più file o cartelle e fare clic sul pulsante Download in alto a destra nella pagina.

Figura 26 Sovrascrittura di un file

Se si fa clic su Mostra dettagli, viene visualizzato il messaggio "There is already a file with the name <file name> in this location" (L'ubicazione contiene già un file denominato <nome file>).

Le opzioni Condivisioni nascoste e Condivisioni non nascoste sono disponibili nelle aree Condivisi con me, Condivisi da me e nell'area Condivisi da me di una cartella di rete. Dopo aver eseguito il login a Filr, accedere all'area Condivisi con me o Condividi da me. Il menu a discesa Condivisioni si trova nell'angolo in alto a sinistra dell'area Condivisi con me.

Figura 27 Nascondere - Visualizzare le condivisioni

Sono disponibili le seguenti opzioni:

Per nascondere i file, selezionare i file da Condivisioni non nascoste e fare clic sul pulsante Nascondi condivisioni selezionate nell'angolo in alto a destra dell'area Condivisi con me. In questo modo, i file selezionati verranno elencati sotto i file nascosti. Allo stesso modo, per visualizzare un file, selezionare un file dall'elenco Condivisioni nascoste e selezionare il pulsante Mostra condivisioni selezionate nell'angolo in alto a destra dell'area Condivisi con me. In questo modo, i file selezionati verranno elencati in Condivisioni non nascoste. Se si desidera nascondere o visualizzare un singolo file o una cartella, fare clic su Altre opzioni del file e selezionare rispettivamente le opzioni Nascondi condivisione e Mostra condivisione.

Figura 28 Menu Altre azioni

È possibile richiedere a un utente interno o esterno di effettuare l'upload di un file in una cartella specifica. Questa funzione è disponibile solo in File personali e Cartelle di rete.

Accedere alla cartella in cui si desidera consentire l'upload di un file da parte dell'utente. Fare clic sull'icona Richiesta di file sulla barra dei menu in alto a destra. Immettere il nome utente o l'ID e-mail, aggiungere una nota relativa al file che si sta richiedendo e fare clic su Request (Richiesta).

Figura 29 Richiesta di file

Filr consente di visualizzare l'anteprima dei file. L'opzione Preview (Anteprima) è disponibile solo per i tipi di file supportati.

Per visualizzare l'anteprima di un file nella pagina Home > File recenti, selezionare l'opzione Anteprima file dal menu Altre azioni.

Figura 30 Anteprima dei file

Per visualizzare l'anteprima dei file da File personali, Condivisi con me e Cartelle di rete, selezionare il file e fare clic sull'icona di Anteprima file .

È possibile spostare file e cartelle tra File personali e Cartelle di rete e al loro interno. Non è possibile trasferire i file da una cartella di rete a un'altra. Per spostare gli elementi è necessario disporre delle autorizzazioni sia per le cartelle di origine che di destinazione.

Per spostare un file o una cartella (è anche possibile spostare più elementi), selezionare l'elemento che si desidera spostare e scegliere l'opzione Sposta in dal menu Altre azioni.

Per spostare più elementi, selezionare più file/cartelle, quindi scegliere l'opzione Sposta dal menu Altre azioni nell'angolo in alto a destra del menu principale.

Figura 31 Spostamento di file

Selezionare l'ubicazione di destinazione, quindi fare clic su Move Here (Sposta qui). È inoltre possibile creare una nuova cartella facendo clic sull'icona della cartella nell'angolo in basso a sinistra della finestra, immettendo il nome della cartella e facendo clic su Move Here (Sposta qui).

Figura 32 Creazione di una cartella e spostamento

È possibile creare una copia dei file o delle cartelle esistenti all'interno o tra le aree File personali e Cartelle di rete in Filr. Per copiare gli elementi, spostarsi nell'ubicazione del file o della cartella che si desidera copiare e selezionare l'opzione Copia dal menu Altre azioni. Se si desidera copiare più file, selezionare più file/cartelle e fare clic sull'icona Copia nell'angolo in alto a destra della barra dei menu. Quando si seleziona l'opzione Copia, viene visualizzato l'elenco degli spazi di lavoro di Filr a cui si ha accesso.

Figura 33 Copia dei file

Spostarsi nell'ubicazione di destinazione e fare clic su Copy Here (Copia qui). È inoltre possibile creare una nuova cartella facendo clic sull'icona della cartella nell'angolo in basso a sinistra della finestra, immettendo il nome della cartella e facendo clic su Copy Here (Copia qui).

Figura 34 Creazione della cartella e copia

È possibile modificare i file di cui si è effettuato l'upload o i file condivisi solo se si dispone dell'autorizzazione di modifica. L'opzione Modifica è disponibile per i file nel menu Altre azioni. È possibile modificare i file in File personali, Cartelle di rete e Condivisi con me.

L'appliance di Content Editor è una parte di Filr Advanced che offre funzionalità di modifica congiunta. Se il Content Editor è configurato, è possibile modificare i file in linea. È possibile aprire un file direttamente in un browser Web e modificarlo.

Questa opzione consente di modificare il file con l'applicazione desktop. Sono supportati tutti i tipi di file di base di MS Office/Libre Office. Ad esempio, se si desidera visualizzare o modificare un file .doc con MS Word, è possibile utilizzare questa opzione per aprire il file nell'applicazione desktop anziché aprirlo nel client Web. Edit with the Application (Modifica con l'applicazione) è disponibile per tutti gli utenti.

Tutti gli utenti che dispongono dell'accesso al file e almeno dell'autorizzazione di lettura per un file possono visualizzare i commenti. Per visualizzare i commenti:

Aggiunta di un commento

Per aggiungere commenti, nella scheda Commenti immettere i commenti nella casella di testo Add your comments (Aggiungi commenti) e fare clic su . Il numero totale dei commenti verrà visualizzato accanto all'icona di commento di un file.

Modifica di un commento

Per modificare il commento, nella scheda Commenti posizionare il puntatore del mouse sul commento, fare clic su Modifica e apportare le modifiche desiderate, quindi fare clic su .

Figura 36 Modifica dei commenti

Risposta a un commento

Per aggiungere una risposta, nella scheda Commenti inserire i commenti nella casella di testo Rispondi e fare clic su .

Cancellazione di un commento

Per cancellare un commento, selezionarlo e fare clic su Cancella.

È possibile creare e gestire più versioni di un file. Quando si effettua nuovamente l'upload di un file già esistente in Filr o si esegue una modifica online su un file e lo si salva, il file viene salvato come versione più recente del file.

Viene effettuato l'upload o il salvataggio del file come versione più recente del file.

Se la funzione Controllo versioni dei file è abilitata per la zona, l'opzione Cronologia delle versioni sarà disponibile nel menu Altre azioni. Se si sceglie questa opzione, viene visualizzata la scheda Cronologia delle versioni nella finestra Altri dettagli. Tutte le versioni multiple esistenti dei file vengono elencate in questa scheda.

Figura 37 Cronologia delle versioni

È possibile mantenere un massimo di dieci versioni per file. Se sono presenti più di dieci versioni, i file meno recenti vengono eliminati automaticamente.

Nell'applicazione Filr, quando viene creata una versione del file, viene utilizzato spazio su disco aggiuntivo in base alla dimensione del file.

Quando questa funzione è abilitata, si consiglia di espandere le dimensioni di vastorage/vashare almeno del doppio dello spazio su disco attualmente utilizzato (fino a 10 volte). Per ulteriori informazioni, vedere Expanding Storage (Espansione dello storage). Gestire l'utilizzo dello spazio su disco utilizzando la quota dati. Per ulteriori informazioni, vedere Managing and Restricting Filr Based Storage (Gestione e limitazione dello storage basato su Filr).

Di seguito sono riportate le altre opzioni disponibili nella finestra di controllo delle versioni dei file:

Filr semplifica la collaborazione consentendo di condividere i file.

L'accesso a un file o a una cartella salvati a livello nidificato è reso più semplice mediante il collegamento permanente. I collegamenti permanenti sono collegamenti persistenti e autenticati a file o cartelle. Ogni file o cartella nell'applicazione Filr dispone di un collegamento permanente. Quando un collegamento permanente viene condiviso con un utente autenticato, l'utente deve disporre almeno dei diritti di visualizzazione per accedere al file o alla cartella. L'utente può visualizzare direttamente i file disponibili in anteprima. Se il file non è visualizzabile in anteprima, dopo aver effettuato l'accesso all'applicazione Filr, l'utente viene portato all'ubicazione del file. La casella di controllo del file è selezionata nell'elenco dei file in tale ubicazione.

Fare clic con il pulsante destro del mouse su un file o una cartella e selezionare Collegamento permanente dal menu. Viene visualizzato un collegamento al file o alla cartella.

Figura 38 Visualizzazione del Collegamento permanente

È possibile fare clic sull'opzione Copia collegamento e condividere il collegamento.

Accesso a file e cartelle mediante collegamento permanente

È possibile condividere un file con un utente interno o un utente esterno. You can share a file only if you have share permissions at the folder level. Per condividere un file o una cartella:

Fare clic sul pulsante Altri dettagli di un file.

Figura 41 CONDIVISI DA ALTRI

Se il file è condiviso da altri utenti, i nomi dei destinatari della condivisione vengono elencati nella scheda CONDIVISI DA ALTRI nella finestra Altri dettagli.

Quando un file viene condiviso, è possibile impostare la scadenza della condivisione. Per eseguire questa operazione:

Nella scheda Invita membri, fare clic sul menu a discesa Scadenza.

Figura 42 Invita membri

È possibile selezionare una delle seguenti opzioni dal menu:

Dopo: quando questa opzione è selezionata, è possibile impostare il numero di giorni a partire dalla data corrente dopo il quale la condivisione scadrà.

Sì, un file condiviso con l'utente può essere ricondiviso quando il proprietario del file ha fornito l'autorizzazione di ricondivisione al destinatario della condivisione. Fare riferimento alla figura Autorizzazioni di condivisione. Di seguito sono riportate le opzioni disponibili in Consenti ricondivisione con:

Quando si condivide un file, la colonna Membro dell'area File personali viene aggiornata con il numero di membri o gruppi con cui il file è condiviso. Tutti i file condivisi sono anche elencati in Condivisi da me nelle rispettive aree. Se dei file vengono condivisi con l'utente, questi verranno visualizzati nell'area Condivisi con me. È anche possibile fare clic sul pulsante per visualizzare ulteriori dettagli.

Figura 43 Visualizzazione di ulteriori dettagli

I dettagli degli utenti e dei gruppi vengono visualizzati insieme allo stato di scadenza della condivisione.

Il Rapporto di accesso a elementi condivisi fornisce i dettagli relativi a un file, ad esempio chi ha effettuato l'accesso al file, l'orario di accesso e se al file sono stati aggiunti i commenti. Il Rapporto di accesso a elementi condivisi è disponibile solo in Filr Advanced. Quando un destinatario accede al file condiviso, Filr invia un'e-mail di notifica. È anche possibile visualizzare il rapporto di accesso facendo clic sul collegamento fornito nell'e-mail, che a sua volta indirizza ai dettagli sul destinatario. Se il destinatario ha effettuato l'accesso al file condiviso, l'opzione Rapporto sull'accesso viene visualizzata nel riquadro Dettagli del file.

Figura 44 Notifica di accesso alle condivisioni

Il rapporto include informazioni di accesso dei destinatari, ad esempio chi ha eseguito l'accesso al file, l'indirizzo IP del computer con cui è stato eseguito l'accesso al file, la data e l'ora dell'accesso al file. È possibile effettuare il download di una versione PDF del rapporto facendo clic su Download rapporto.

Un collegamento di condivisione è un URL utilizzato per fornire l'accesso in sola lettura a un file. A partire dalla versione 24.2, un utente può impostare una password per un collegamento di condivisione durante o dopo la sua creazione. Se il collegamento di condivisione è protetto da password, il destinatario deve immettere la password fornita dall'utente che ha condiviso il file.

Per generare un collegamento di condivisione o un collegamento di condivisione protetto da password, fare clic con il pulsante destro del mouse sul file che si desidera condividere e selezionare l'opzione Collegamento di condivisione dal menu contestuale del file.

Figura 45 Collegamento di condivisione

È possibile generare il collegamento di condivisione con le seguenti autorizzazioni:

È possibile scegliere una delle seguenti opzioni per impostare l'ora di scadenza di un collegamento:

Figura 46 Collegamento di condivisione protetto da password

Figura 47 Policy password

Fare clic su GENERA per generare un collegamento di condivisione univoco.

Ora è possibile condividere il collegamento con chiunque direttamente tramite e-mail, messaggi di testo, social media o qualsiasi altro forum di collaborazione. Qualsiasi utente che fa clic sul collegamento è in grado di accedere direttamente al file. In base al tipo di collegamento, l'utente sarà in grado di visualizzare o effettuare il download del file.

Figura 48 Collegamento generato

È possibile modificare qualsiasi collegamento di condivisione protetto da password. È possibile modificare la password già impostata per un collegamento.

Per modificare un collegamento di condivisione o la password di un collegamento di condivisione protetto da password esistente, fare clic con il pulsante destro del mouse su un file per il quale è già stato generato il collegamento di condivisione e selezionare l'opzione Modifica collegamento dal menu Altre azioni del file. Viene visualizzata la finestra di dialogo Collegamento di condivisione.

Figura 49 Modifica collegamento

Fare clic sul pulsante di modifica accanto al campo Password. In questo modo il campo della password viene cancellato, consentendo di immettere una nuova password. Durante la modifica della password, è possibile attivare o disattivare la visibilità della password immessa facendo clic sul pulsante mostra/nascondi password . Immettere la nuova password conforme alle policy password di Filr, fare clic sul pulsante di selezione destro , quindi fare clic su Salva. Se non si desidera modificare la password, è possibile fare clic sul pulsante di annullamento .

Figura 50 Modifica password

Per annullare la condivisione di un file, è possibile selezionare l'opzione Interrompi condivisione dal menu Altre azioni.

Se il file viene condiviso con più utenti e si desidera annullare la condivisione del file con un utente specifico, utilizzare l'opzione Gestisci condivisioni nel menu Altre azioni di un file. Nella finestra di dialogo Gestisci condivisioni, nella scheda Gestisci condivisioni, selezionare il nome utente e fare clic su .

È possibile accedere all'area Condivisi da me, selezionare più file e scegliere l'opzione Interrompi condivisione dal menu Altre azioni nell'angolo in alto a destra della pagina.

Durante la condivisione di più file o cartelle, se un file dispone del diritto di visualizzazione e una cartella dispone del diritto di collaboratore, verranno considerati i diritti di visualizzazione. È possibile modificare le autorizzazioni di condivisione utilizzando l'opzione Gestisci condivisioni nel menu Altre azioni di un file. Nella finestra di dialogo Gestisci condivisioni, nella scheda Gestisci condivisioni, selezionare il nome dell'utente/del gruppo e fare clic su .

Figura 51 Modifica delle condivisioni

In questa pagina è possibile modificare le autorizzazioni di condivisione e la scadenza della condivisione. Fare clic su Reimposta per reimpostare le modifiche apportate alle impostazioni di autorizzazione precedenti.

Ora è possibile modificare i modelli personalizzati o creare un nuovo file all'interno di Filr. L'opzione Crea nuovo file è disponibile solo per la versione Advanced di Filr ed è necessario che il Content Editor venga abilitato dall'amministratore. Nell'area File personali e Cartelle di rete è possibile trovare questa opzione al livello radice e al livello cartella, nell'area Condivisi con me e Condivisi da me questa opzione è disponibile solo al livello cartella.

Per creare un nuovo file, eseguire le operazioni riportate di seguito:

The Data Leak Prevention feature allows you to control important organizational files. It helps you adhere to data protection policies while still providing remote access to external partners and users working remotely.

La protezione dalla fuga di dati viene gestita mediante un meccanismo di prevenzione basato su policy. Quando si applica una policy a un file, il file sarà conforme alla configurazione impostata nella policy. A set of file operation restrictions are defined in the policy. Quando si applica una policy a un file, vengono rispettate le restrizioni relative alle operazioni sui file.

For example, a policy with “Share Externally” as a file operation restriction is applied to a file. La condivisione di questo file con qualsiasi utente esterno è limitata (condivisione con utenti esterni, condivisione pubblica e condivisione con collegamenti a file).

To manage the DLP policies in a netfolder, you must be a moderator for that netfolder. If DLP is enabled for a netfolder, you can add or remove a DLP policy to any file in that netfolder.

When you log in as a moderator and access the DLP enabled netfolder,

When you log in as a normal user,

When a DLP policy is enabled for a netfolder, and a policy is not applied at the netfolder level, then as a moderator you can apply a policy to files in the netfolder. Perform the following steps to apply the policy to a file:

La policy viene applicata al file. For the files in the DLP enabled netfolder, a morderator can apply, change or remove the policy.

If you are a moderator to a netfolder, you can apply DLP policy to files in that netfolder.

When DLP is enabled for a netfolder, and a policy is applied to a file present within the netfolder, then a moderator can remove the policy. Per rimuovere la policy, eseguire le operazioni seguenti:

The policy is removed from the file.

When a policy is applied to a file, Based on the file operation restrictions and the enforcement type of the applied policy, a user is either allowed to or restricted from performing the file operations configured in the policy.

For example: Consider a policy having “Share Externally” as a restricted file operation and “Warn” as the Enforcement type. When this policy is applied to a file, and you try to share the file, a warning message is displayed, and the user has to acknowledge the warning and choose to proceed with the operation. The user can then share the file with an external user (Share with external users, Share public, and Share with file links).

Quando un file viene condiviso con un utente esterno all'organizzazione, l'utente deve eseguire il login all'applicazione Filr per accedere al file. When the file is shared, an email is sent to the users outside the organization (external user) with the link to a self-registration form. L'utente deve registrare i dettagli nel modulo e completare il processo di autoregistrazione per poter eseguire il login all'applicazione Filr.

Figura 58 Autoregistrazione

Only non-LDAP Internal and Self-registered External users can change their passwords as described in this section. Se non è possibile modificare la password Filr come indicato, contattare l'amministratore Filr.

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